初出展の方へ

展示会の目的は「受注のきっかけをつかむこと」
まずは「名刺獲得枚数」「会期中の商談数」を
達成の目安に

多くの展示会の目的は「受注のきっかけをつかむこと」です。よっ て、「展示会がきっかけとなった受注件数」を最終的な目標として 設定します。
しかし、その目標では達成できたかどうかがすぐにはわかりません 。そこで、「名刺獲得枚数」「会期中の商談件数」を目先の目標と して設定します。
目標を決めたら、それを達成するために、製品に合った(狙ったタ ーゲットがよく来る)展示会を選んだり、人通りの多い小間位置を 選んだりします。

まずはブース装飾費の相場を知り、
そこから予算決定
複数の装飾業者から選ぶのも有効

ブース装飾にかかる費用は、小間の大きさや必要な備品などによっ て大きく左右されます。
予算を決める前に「どのくらいの大きさの」「どのようなブース装飾に」「どのくらいのお金がかかるのか」知ることが大切です。
まずは展示会ブース装飾業者のWebサイトを見る、メールで問い合わ せるなどして、ブース装飾費の相場を知りましょう。

相場を知って予算が決まったら、予算とやりたいイメージに合う装飾業者を選びましょう。
複数のブース装飾業者に図面と見積書を出してもらい、コンペ形式にして選ぶというのも有効です。

装飾業者に小間の位置や製品情報を伝えておく
「決まったブースデザインからしか...」
というパターン も

ブースのレイアウトや看板のデザインを決めていきます。
最初の打ち合わせで、会場内で自社の小間の位置がわかる「小間図」やブース装飾の決まりなどが載っている「展示会マニュアル」を装飾業者に渡します。
また、出展製品の大きさや数を社内で決定し、装飾業者に伝えておくことで、貴社の製品に合ったブースデザイ ンになります。
しかし、そもそも「打ち合わせをしない」「決まったブースデザインからしか選ぶことができない」「見積書しか出さない」「図面の提案や修正が有料」という装飾業者も存在し、納得できないままブースデザインが決定してしまうことも少なくないため、事前の確認が必要です。

電気使用の申請とブース装飾の申請が必須
マニュアルを読んで「提出期限」「申請内容」「提出方法」を確認

展示会では、展示会の主催者(事務局)に提出すべき書類がいくつ かあります。
数ある申請の中でも全出展社提出必須となるのが、小間内で電気を使うための申請、ブース装飾をどの業者に頼むか報告するための申請の2つです。申請書類は「出展社専用サイト」からの登録が主ですが、正確に手 続きを完了するには細心の注意が必要です。
そのため、「ブースの装飾業者を選定しているうちに、業者の届出 期限を過ぎてしまった」という方や、「よくわからないまま記入したために、展示会当日に電気容量が足りなかった」という方もいらっしゃいます。そのようなことがないよう、展示会のマニュアルを 熟読したり、主催者(事務局)に直接問い合わせたりしてよく確認 しましょう。

展示製品やパンフレットの搬入
装飾業者の対応範囲によっては
いろいろな準備が必要

展示会前日は、ブース内に展示製品や製品パンフレットを搬入しま す。それらはブースに直送することもできます。その際は必ず伝票 を持参しましょう。
また、装飾業者によってはブースを建てたきり撤去時まで社員が現 場に来ないということもあります。そのため、2m以上の高さの壁 にパネルをかけたり、小間内の電源(=ブレーカー)を確認したり 、モニターとパソコンを接続したり...といった作業を担当者様ご自 身で行わなければいけないケースも多々あります。
あらかじめ、パネルかけ用の金具、モニターの取扱説明書とケーブ ル、電気業者の連絡先の控えなどを用意しておくと便利です。

集客のピークまで工夫の連続
ブース内にパソコンなどを置いて帰らない

ブースが完成し、製品搬入が終わるといよいよ展示会当日です。
近くの通路の人通りが少ない場合は積極的に来場者へ声をかけたり、製品やカタログをブースの手前に移動させたりしてみましょう。人が集まっている他社のブースを参考にするのもお勧めです。
基本的に最終日の午後が来場者数のピークです。あきらめずにいろいろなことを試しましょう。
展示会が2日以上開催される場合、「明日もあるから」といってブース内にパソコンなどの高価なものを残して帰らないようにしましょう。ブース内のストックスペースであっても、置いて帰るのは基本的にパンフレットやノベルティ、空き箱のみです。
パソコンなど は毎日持ち帰るか会場内のコインロッカーを利用しましょう。

製品の返送は会場窓口から
車を利用する場合は「優先搬出車輌証」
があると便利

展示会後、出展社は製品搬出を行います。
パネルやカタログなどの自社備品は会場の宅配サービス窓口から返送したり、車で持ち帰ったりします。
搬出時、ヤードは出展社と装飾業者が同時に作業を行い、非常に込み合うので注意が必要です。
「優先搬出車輌証」がある場合は利用しましょう。「優先搬出車輌証」を車のフロントガラスに貼っておくことで、ヤード内へ優先的に車を入れられるため、早く帰ることができます。
出展社の製品搬出が終わると、装飾業者が一斉にブースを解体します。この時、出展社が立ち会う必要はありません。
木製のブースはバリバリと豪快に取り壊されます。会期中あんなに綺麗だったブー スたちが、どんどん廃材に...少し寂しい光景です。